Et si l’Internet rendait le disque dur obsolète ? C’est la séduisante proposition des bureaux virtuels qui annoncent la fusion entre l’Internet et votre des. Visite guidée.

Dès le milieu des années 90, les architectes du web ont commencé à rêver d’un bureau entièrement virtuel, fondé sur une intégration transparente entre le travail en ligne et hors ligne. Trahies par des technologies encore en friche, étranglées par une bande passante encore trop étroite, les premières applications de ce type ont rapidement reléguée aux oubliettes par les internautes qui découvraient alors à peine les possibilités du travail en réseau.

Après quelques années de purgatoire, le bureau virtuel effectue aujourd’hui un retour remarqué. A l’origine de cette résurrection, il y a la maturité des technologies et des internautes, mais aussi l’apport conceptuel du « Web 2.0 », cette théorie assez nébuleuse qui désigne un ensemble de tendances observées empiriquement sur la Toile depuis l’éclatement de la bulle Internet en 2000. Le Web 2.0 postule notamment le principe du « software as service » : aux antipodes des prédictions formulées par les observateurs dans les années 90, la Toile n’est pas devenue une sphère virtuelle, déconnectée de notre réalité, mais une sorte de plate-forme logicielle qui permet aux internautes d’effectuer collectivement certaines tâches grâce à leur participation massive et décentralisée. Exemple emblématique, celui de Google et de ses multiples déclinaisons qui jouissent du feed-back permanent que renvoient leurs millions d’utilisateurs.

Plus concrètement, la mise en place d’un bureau virtuel (que nous désignerons ici par commodité sous le vocable « Office 2.0 ») offre de multiples avantages pour les petites et moyennes entreprises.

1. Le modèle économique des applications de type « Office 2.0 » repose tantôt sur la gratuité (via la publicité), tantôt sur un système d’abonnement mensuel. Dans les deux cas, le coût se révèle souvent moins élevé que l’achat de licences et de l’installation d’un serveur comme Exchange.

2. Un « Office 2.0 » délivre la PME du délicat problème du stockage des données. Toutes les informations sont alors sauvegardées hors des murs de l’entreprise, le plus souvent sur des serveurs qui offrent toutes les garanties de sécurité. Dans le même ordre d’idées, un Office 2.0 vous épargne la gestion fastidieuse des licences lorsque votre parc de machines installées commence à s’étendre. Tous les problèmes techniques sont externalisés, y compris l’anti-virus et l’anti-spam. Les mises à jour s’effectuent par exemple automatiquement. En outre, le client peut arrêter l’abonnement quand il le souhaite.

3. Autrefois conçues par et pour des passionnés, les applications « Office 2.0 » ont désormais intégré l’expérience de l’utilisateur dans leur équation. Cette évolution est rendue possible grâce à la formalisation de méthodes comme Ajax qui permettent de créer des interfaces quasiment identiques à celles d’applications bureautiques traditionnelles. Dans le chef de l’internaute, la prise en main de l’outil est donc quasiment immédiate.

4. Par définition, il vous suffit de disposer d’un navigateur et d’une connexion Internet pour accéder à des applications « Office 2.0 ». Ces dernières constituent donc la solution idéale pour des travailleurs nomades, que vous deviez accomplir de fréquents déplacements professionnels ou simplement jongler entre l’ordinateur du bureau et celui de la maison. Un « Office 2.0 » demande certes une connexion permanente au réseau, mais cette évolution semble inéluctable avec la couverture grandissante des réseaux 3G et, à plus long terme, l’interopérabilité des zones WiFi.

5. L’Office 2.0 est très fortement orienté vers le travail collaboratif et c’est peut être ici que réside le plus grand bouleversement apporté par ce type d’application. A travers les wikis, les blogs, les flux RSS se dessine une nouvelle organisation d’entreprise où l’information n’est plus enfermée dans des silos (messageries, disques durs, clés USB…) mais circule horizontalement parmi les employés qui peuvent librement les consulter, les partager, les classer et les enrichir de leur propre expérience et expertise. La gestion de la connaissance (« knowledge management ») s’en retrouve considérablement transformée.

Les solutions disponibles sur le marché

- ContactOffice. Pionnière belge du bureau virtuel depuis 1999, la suite ContactOffice compte quelque 350.000 utilisateurs, dont environ 250.000 payants. Au menu : e-mail, agenda, carnet d’adresses, disque dur virtuel, création de wiki, importation et exportation de la plupart des formats de documents, partage des favoris… Côté mobilité, vous pouvez synchroniser ContactOffice avec un PDA ou votre Outlook traditionnel. A côté de la version gratuite qui offre à peine 15 MB pour le courrier électronique, ContactOffice propose également des versions payantes qui oscillent entre 5 et 50 euros par mois si vous souhaitez plus d’espace de stockage pour les e-mail ou les documents.

- Google Apps. Au début de cette année, le moteur de recherche Google a lancé la suite Google Apps qui défie ouvertement la suite bureautique Office de Microsoft. Dans cette boîte à outils, on trouve une boîte aux lettres électronique (Gmail), messagerie instantanée (Google Talk), tableur et traitement de textes (Google Doc & Spreadsheet), création de pages web (Google Page Creator)… Comme pour ContactOffice, il vous faudra payer (50 dollars par mois) pour accéder aux fonctionnalités étendues.

D’autres acteurs méritent également votre coup, d’œil. Basée entièrement sur des technologies OpenSource, Zimbra est une suite collaborative californienne que vous pouvez également utiliser hors ligne (www.zimbra.com/desktop). Autres prétendants dans la course au bureau virtuel : Zoho et ThinkFree qui jouit d’un traitement de texte particulièrement impressionnant et presque comparable au Word de Microsoft.

Enfin, pour ceux qui veulent aller plus loin, nous vous recommandons une base de données des applications Office 2.0 que vous trouverez à l’adresse suivante : http://itredux.com/office-20/database/.

Article paru dans le numéro 70 (mars 2007) du magazine Smart Business. Disclosure: je m’occupe d’une partie de la communication externe de ContactOffice.

Les élections sont passées mais ContactOffice vous offre une nouvelle occasion de donner votre voix ;-). Plébiscitez cette application sur Listio, un répertoire des meilleurs services Web 2.0.

Je perds ici un instant toute objectivité (puisque je m’occupe d’une partie de la communication externe de ContactOffice) mais je voulais quand même vous le signaler: la suite collaborative (belge) ContactOffice (qui compte maintenant quelque 350.000 utilisateurs) vient de sortir une nouvelle bêta entièrement basée sur la méthode Ajax et le Google Web Toolkit. Et je trouve le résultat vraiment impressionnnant. Drag’n'drop, redimensionnement des fenêtres ou recherche de documents: la frontière entre desktop et bureau virtuel s’estompe. Testez par vous-même en demandant un compte gratuit.